設(shè)計院技術(shù)信息資源管理系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用

馮愛軍
北京城建設(shè)計研究總院有限責(zé)任公司

摘 要：本文簡要介紹了北京城建設(shè)計研究總院技術(shù)信息資源管理系統(tǒng)的功能定位、軟件開發(fā)、應(yīng)用推廣情況，并結(jié)合該系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施，提出了設(shè)計院信息化的意見和建議。
關(guān)鍵詞：信息化管理、技術(shù)資源、科研管理

建設(shè)部在《全國工程勘察設(shè)計行業(yè)2000-2005年計算機(jī)應(yīng)用工程及信息化發(fā)展規(guī)劃綱要》中，明確提出了“以發(fā)達(dá)國家相應(yīng)行業(yè)現(xiàn)有的水平為參照，勘察設(shè)計單位于2005年建成以網(wǎng)絡(luò)為支撐，專業(yè)CAD應(yīng)用為基礎(chǔ)，工程信息管理為核心，工程項(xiàng)目管理為主線，使設(shè)計與管理初步實(shí)現(xiàn)一體化的集成應(yīng)用系統(tǒng)”的發(fā)展目標(biāo)。
作為有著45年歷史且專長城市軌道交通的大型設(shè)計院，北京城建設(shè)計研究總院很早就把企業(yè)信息化作為企業(yè)管理的一個重要方面。通過對多家設(shè)計院信息管理系統(tǒng)的調(diào)研及總院信息化管理架構(gòu)的搭建，我們把設(shè)計院信息化管理的切入點(diǎn)選擇為技術(shù)信息與科研項(xiàng)目管理，企業(yè)信息化的第一步是建立“技術(shù)信息資源管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)由我院和理正軟件研究院共同開發(fā)，已于2003年7月正式投入使用，目前系統(tǒng)運(yùn)行良好。本文把開發(fā)與推廣過程中的體會寫出來，以求同行共勉。

一、系統(tǒng)功能開發(fā)
企業(yè)的信息化管理，關(guān)鍵在于根據(jù)企業(yè)自身的管理模式與管理流程，建立可行的、合適的系統(tǒng)功能需求。我們把本系統(tǒng)的目標(biāo)定位為實(shí)用性、開放性、先進(jìn)性和可推廣性。開發(fā)的技術(shù)路線是把控制的關(guān)口前移，側(cè)重需求分析，加強(qiáng)過程控制，引進(jìn)軟件監(jiān)理，重視后期推廣。
1、系統(tǒng)功能定位
技術(shù)信息資源管理系統(tǒng)致力于搭建設(shè)計院信息資源管理中心，建立完善的信息資源數(shù)據(jù)庫和信息采集、管理、維護(hù)、發(fā)布、檢索共享為一體的數(shù)據(jù)管理體系，為全院職工及相關(guān)合作企業(yè)提供高效服務(wù)。資源管理系統(tǒng)開發(fā)包括以下內(nèi)容：
1)利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)、軟件技術(shù)搭建設(shè)計院整體的信息資源中心；
2)建立完善的信息資源庫，提供靈活的數(shù)據(jù)管理工具，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部高效的資源共享，有效的挖掘企業(yè)的信息資源；
3)完善信息管理體系，建成集數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)發(fā)布、數(shù)據(jù)共享為一體的數(shù)據(jù)管理體系；
4)建立信息庫為全院職工（本埠、外埠）提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，傳輸本院、集團(tuán)總公司和建筑行業(yè)的信息、文獻(xiàn)、圖庫，建立數(shù)字化管理機(jī)制，使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和每個職工及時掌握所需要的信息，以提高設(shè)計水平、設(shè)計效率、設(shè)計質(zhì)量和管理水平，增加集團(tuán)和設(shè)計院的企業(yè)競爭力，最終把設(shè)計院建成適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的優(yōu)秀數(shù)字化企業(yè)。
5)信息庫實(shí)現(xiàn)全文檢索，建立詳細(xì)的編碼系統(tǒng)；
6)預(yù)留辦公自動化系統(tǒng)和設(shè)計流程管理系統(tǒng)的接口。
7)實(shí)現(xiàn)圖書規(guī)范管理，解決規(guī)范有效版本控制，圖書規(guī)范借閱管理；
8)實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理信息化，解決科研項(xiàng)目從立項(xiàng)、審批、實(shí)施、成果申報、存檔的流程化管理。
9)確定系統(tǒng)的軟硬件需求—保證系統(tǒng)的開放性和先進(jìn)性；
10)建立完善的權(quán)限機(jī)制—實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的安全性目標(biāo)
2、系統(tǒng)總體功能簡介
根據(jù)確定的功能需求，我們將系統(tǒng)劃分為六個子系統(tǒng)，分別是：
技術(shù)信息庫子系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)各類信息的維護(hù)、共享。
圖書規(guī)范庫子系統(tǒng)：維護(hù)圖書、規(guī)范信息和借閱記錄。
公告信息子系統(tǒng)：實(shí)時發(fā)布規(guī)定、通知以及政策法規(guī)等公告類信息。
科研管理子系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)科研管理自動化。
日志管理子系統(tǒng)：提供詳細(xì)準(zhǔn)確的系統(tǒng)日志，便于查詢統(tǒng)計。
系統(tǒng)管理子系統(tǒng)：提供詳細(xì)安全的權(quán)限控制系統(tǒng)，保證系統(tǒng)安全正確。
各子系統(tǒng)集成在同一界面中，可以無縫跳轉(zhuǎn)。

圖1系統(tǒng)總模塊圖

各子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)相對獨(dú)立。權(quán)限管理系統(tǒng)控制用戶可以訪問、操作的數(shù)據(jù)庫，用戶的每一部操作都記錄在日志庫中。

圖2系統(tǒng)數(shù)據(jù)流示意圖

3、技術(shù)信息庫
技術(shù)信息庫主要包括：院發(fā)文件庫、文獻(xiàn)庫、圖書庫、定型圖標(biāo)準(zhǔn)圖庫、設(shè)計前期文件庫、科研成果庫、軟件庫、管理文件庫、設(shè)計檔案庫、院技術(shù)成果庫、圖片多媒體資料庫。
各類信息下面可以分多層子項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)多條件的查詢統(tǒng)計，實(shí)現(xiàn)全文檢索和模糊查詢，可以添加、修改、刪除信息。通過權(quán)限控制用戶對信息的訪問和維護(hù)。實(shí)現(xiàn)上傳、下載、預(yù)覽功能。實(shí)現(xiàn)詳細(xì)、靈活的編碼系統(tǒng)。

圖3 技術(shù)信息庫結(jié)構(gòu)圖
4、公告信息
實(shí)時規(guī)定、通知以及政策法規(guī)。規(guī)定通知：發(fā)布院級、部門級的規(guī)定或通知。接收對象可以是全院，也可以只針對部門或個人。政策法規(guī)：向全院職工提供相關(guān)的政策法規(guī)。普通用戶可以瀏覽、查詢，管理用戶可以添加、修改、刪除。

圖4 公告信息功能結(jié)構(gòu)圖

5、圖書、規(guī)范庫功能設(shè)計
圖書庫模塊除了圖書信息維護(hù)的功能之外，還要求有圖書借閱記錄的功能。規(guī)范庫的功能與圖書庫完全相同。模塊功能包括：添加圖書、修改圖書、刪除圖書、查詢圖書；添加借閱記錄、修改借閱記錄、刪除借閱記錄、查詢借閱記錄等。
6、科研管理
科研管理模塊實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目申請、項(xiàng)目實(shí)施、成果申報一系列的流程管理。

圖5 科研管理功能結(jié)構(gòu)圖
其中計劃、立項(xiàng)模塊實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目立項(xiàng)報告填寫、提交申請、審批到通過正式立項(xiàng)的過程，經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目及信息自動記錄到實(shí)施項(xiàng)目清單中。

圖6 計劃立項(xiàng)功能模塊圖

項(xiàng)目實(shí)施模塊實(shí)現(xiàn)了對項(xiàng)目的過程監(jiān)控，包括半年執(zhí)行情況報告書、結(jié)題報告、完成確認(rèn)書、總結(jié)報告書、鑒定驗(yàn)收證書、成果鑒定驗(yàn)收申請表、經(jīng)費(fèi)總決算表等，其中半年執(zhí)行情況報告書、結(jié)題報告、總結(jié)報告書以及經(jīng)費(fèi)總決算表需要流轉(zhuǎn)審批。

圖7 項(xiàng)目實(shí)施管理功能模塊圖
合同管理包括各種合同模板，如集團(tuán)項(xiàng)目合同、技術(shù)服務(wù)合同、技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同及合同情況統(tǒng)計。經(jīng)費(fèi)管理實(shí)現(xiàn)了對經(jīng)費(fèi)使用額度、到撥款記錄、經(jīng)費(fèi)使用記錄的統(tǒng)計。成果申報內(nèi)容包括：科技進(jìn)步獎推薦表、科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書、科研項(xiàng)目登記表及成果摘要。
7、權(quán)限管理功能設(shè)計
系統(tǒng)專門設(shè)計了權(quán)限管理模塊，包括組織結(jié)構(gòu)管理、系統(tǒng)權(quán)限管理、技術(shù)信息庫權(quán)限管理。用戶所具有的權(quán)限跟用戶身份是相對應(yīng)的，系統(tǒng)通過用戶登錄時的密碼驗(yàn)證用戶身份，也可固定IP地址，鎖定權(quán)限。用戶權(quán)限以記錄的形式存放于數(shù)據(jù)庫中。對信息庫的控制精確到文件夾，用戶的每一步操作都由權(quán)限控制，同時提供系統(tǒng)日志模塊，記錄所有系統(tǒng)操作。
由于本院的行業(yè)特點(diǎn)和所處的業(yè)內(nèi)地位，很多資料是參與市場競爭的資源，屬于對外保密性質(zhì)，要解決好推廣應(yīng)用和數(shù)據(jù)安全保密的矛盾，為此專門研究制定了針對不同人員的不同權(quán)限層次，以保證核心技術(shù)資源的保密。
8 擴(kuò)展模塊功能
整個系統(tǒng)以Leading Info-Channel作為二次開發(fā)平臺，可以很方便地實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的鏈接。對于其他公司的產(chǎn)品，程序以及數(shù)據(jù)庫都是完全獨(dú)立的，如能提供數(shù)據(jù)庫接口的，可以進(jìn)行二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
該系統(tǒng)目前成功地與容創(chuàng)達(dá)工程圖檔管理系統(tǒng)連接，將容創(chuàng)達(dá)工程圖檔管理系統(tǒng)鏈接到信息資源管理系統(tǒng)中，作為一個完全獨(dú)立的子系統(tǒng)。其他已有系統(tǒng)也可以通過這種方式進(jìn)行鏈接。目前分別建立了與中國期刊網(wǎng)CNKI、科技信息網(wǎng)、英文學(xué)習(xí)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系。今年10月與本院自主開發(fā)的辦公平臺實(shí)現(xiàn)了無縫跳轉(zhuǎn)。

二、系統(tǒng)的推廣應(yīng)用
系統(tǒng)軟件開發(fā)完成，只是完成了課題工作的一半，技術(shù)信息資源管理系統(tǒng)的成功與否，還有很大一部分取決于它是否可以得到推廣應(yīng)用。而軟件尤其是管理軟件的推廣應(yīng)用更是一個難點(diǎn)。為此我們集中時間，專門對軟件進(jìn)行了數(shù)據(jù)初始化，對核心應(yīng)用人員進(jìn)行了系統(tǒng)的培訓(xùn)和輔導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時與軟件公司溝通。在系統(tǒng)推廣期間，我們特別制定了有力的推廣措施，使其成為全員應(yīng)用的工具。具體的推廣措施包括：
1.建立信息員制度
根據(jù)我院技術(shù)管理現(xiàn)狀和專業(yè)設(shè)置情況，組建了一個由系統(tǒng)總管理員和各部室信息員共同組成的系統(tǒng)管理員小組，各部室的信息員均為工程技術(shù)人員，他們都被系統(tǒng)賦予了相應(yīng)的權(quán)限，可以隨時隨地做到對系統(tǒng)的實(shí)時更新維護(hù)。
2．合理權(quán)限設(shè)置
為保證技術(shù)資源的安全性和保密性，系統(tǒng)管理員對不同層次人員逐個賦予系統(tǒng)訪問和操作的不同級別權(quán)限。
3．全方位點(diǎn)對點(diǎn)培訓(xùn)
直接上門服務(wù)，解決實(shí)際的應(yīng)用問題。
4．信息中心消息發(fā)布；
利用信息中心的功能，系統(tǒng)管理員和信息員及時將各類通知、規(guī)定發(fā)布，既實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公又加大了信息的時效性。
5．技術(shù)信息庫、圖書規(guī)范管理的應(yīng)用實(shí)施；
技術(shù)信息庫是系統(tǒng)的核心內(nèi)容之一，是本系統(tǒng)提供技術(shù)資源共享的功能模塊，但必須有海量的數(shù)據(jù)做支撐，為此，我們專門集中進(jìn)行了大量的數(shù)據(jù)錄入。目前該模塊中包括：以發(fā)文和發(fā)布信息為主的院發(fā)文件庫；由各專業(yè)論文文獻(xiàn)資料組成的文獻(xiàn)庫；以我院歷來獲獎項(xiàng)目為主構(gòu)成的科研成果庫；當(dāng)前我院現(xiàn)有的軟件擁有及使用情況為主的軟件庫；以及由我院組編的論文集、論壇文集等為主搜集來的技術(shù)成果庫，此外還有由工程圖片構(gòu)成的圖片庫和反映我院現(xiàn)有專利情況的專利庫。可以說，這些內(nèi)容是工程技術(shù)人員的非常有價值的參考資料。我院授權(quán)職工可以在任何網(wǎng)絡(luò)終端瀏覽。僅此一項(xiàng)就產(chǎn)生了強(qiáng)烈反響，發(fā)揮了技術(shù)信息庫的強(qiáng)大作用。
科研管理的實(shí)施應(yīng)用。
科研管理功能模塊是本系統(tǒng)的核心功能模塊之一，也是本系統(tǒng)惟一可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，最終實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理從立項(xiàng)申請、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目獎勵申報和項(xiàng)目歸檔等全過程的各個環(huán)節(jié)，包括審批程序的全自動化管理。我院現(xiàn)有在研項(xiàng)目26項(xiàng)，其中2003年新立項(xiàng)7項(xiàng)，對這些項(xiàng)目的管理我們逐步嘗試?yán)帽鞠到y(tǒng)提供的科研管理模塊來進(jìn)行控制和管理，尤其是2003年我院新立項(xiàng)項(xiàng)目，從項(xiàng)目申報、審批、項(xiàng)目合同計劃、外部合作協(xié)議以及項(xiàng)目年中檢查等管理和控制過程都原則上利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，極大的提高了我院科研項(xiàng)目的管理水平。
通過采取上述強(qiáng)有力的推廣應(yīng)用措施，使得信息資源庫的應(yīng)用達(dá)到全員使用率的70%，這些成功的經(jīng)驗(yàn)還被行業(yè)協(xié)會推廣，已有多家設(shè)計單位上門觀摩學(xué)習(xí)。

三、系統(tǒng)的主要創(chuàng)新點(diǎn)及推廣應(yīng)用前景分析
2003年7月，本系統(tǒng)通過鑒定，確認(rèn)其在以下幾個方面有所創(chuàng)新：
1.本系統(tǒng)是在詳細(xì)分析設(shè)計院技術(shù)科研管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，提出了優(yōu)化的管理流程，并結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)研發(fā)的管理信息系統(tǒng)，是管理手段的一項(xiàng)創(chuàng)新。
2.技術(shù)信息庫將僅對圖檔進(jìn)行靜態(tài)管理的傳統(tǒng)模式提升到對各類技術(shù)信息資源進(jìn)行全方位綜合管理的更高層次，實(shí)現(xiàn)了技術(shù)資源高效共享，對科研項(xiàng)目從立項(xiàng)申請、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目合同及經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目歸檔及成果申報的各個環(huán)節(jié)可實(shí)行動態(tài)遠(yuǎn)程的自動化流程控制管理，實(shí)現(xiàn)了零距離辦公，大大提高了工作效率。
3.系統(tǒng)具有實(shí)用性、開放性、先進(jìn)性、安全性和可推廣性。
4.針對信息化管理推廣應(yīng)用難的問題，特別建立了一套推廣應(yīng)用體系。
目前該系統(tǒng)已基本實(shí)現(xiàn)了設(shè)計院科技管理的五大模塊管理功能，即：技術(shù)資源管理、技術(shù)信息發(fā)布、圖書規(guī)范管理、圖檔管理、科技項(xiàng)目管理，尤其是科技項(xiàng)目管理是一個標(biāo)準(zhǔn)化的科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)，具有很強(qiáng)的推廣應(yīng)用價值。技術(shù)信息資源是一個積累時間越長、價值越高的系統(tǒng)，它的建成與應(yīng)用不僅在專業(yè)技術(shù)層面上起到提高全員技術(shù)水平的作用，同時對設(shè)計院的全面信息化及企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到促進(jìn)作用。