一份遠程辦公系統(tǒng)的方案

（二）系統(tǒng)的功能：
遠程辦公系統(tǒng)功能主要體現(xiàn)的組織成員間（企業(yè)各級管理人員、員工；虛擬辦公企業(yè)的各級管理人員、員工）進行的公務處理、信息共享和檢索、交流與溝通、文書流轉(zhuǎn)、任務管理、項目團隊管理、人力資源管理、財務管理等。 以下是平臺的前臺功能簡介：
1. 個人辦公：收件箱、日歷、聯(lián)系人、個人計劃（周計劃、月計劃、年計劃、項目計劃等）、任務（個人任務、負責的項目任務、負責的部門任務等）、日記、便簽、新建和管理Office文檔；
2. 電子郵件：收件箱、發(fā)件箱、已發(fā)送郵件、已刪除郵件、草稿；
3. 公共服務：車輛管理、會議管理、日程安排、活動安排、公務接待、事務接洽、出差管理、費用報銷、人事管理、值班管理、網(wǎng)上投票；
4. 信息共享：Web資源庫、信息資源庫、電子公告板、信息簡報、電子刊物、單位通訊錄、航班時刻表、火車時刻表、政策法規(guī)、大事記、討論組等；
5. 檔案管理：目錄管理、檔案檢索、檔案借閱；
6. 公文管理：收文管理、發(fā)文管理、督查管理；
7. 流程管理：表單向?qū)?、流程定義、流程角色和用戶管理、流程監(jiān)控、流程查詢、流程統(tǒng)計；
8. 系統(tǒng)管理：單位信息、組織構(gòu)造、討論組安裝、字段配置；
9. 全文檢索功能：按數(shù)據(jù)庫的搜索字段（如：作者、時間、主題、關(guān)鍵詞等）進行辦公系統(tǒng)內(nèi)所有文件的檢索。
個人辦公：
通過個人的用戶名和密碼以WEB的方式登陸到遠程辦公區(qū)域內(nèi)，卻聲設(shè)置是進入“個人辦公”欄目下，它包括：
1. 收件箱：為本用戶的收件箱，用來接收信息資料。可以顯示郵件的統(tǒng)計資料，如：總郵件數(shù)、未閱讀郵件、應批復郵件、應轉(zhuǎn)交郵件、已批復郵件、已轉(zhuǎn)交郵件等數(shù)據(jù)。
2. 日歷：顯示事務處理提醒備忘功能。
3. 聯(lián)系人：可以查詢（按姓名、Emai等）工作中所涉及的聯(lián)系人的聯(lián)系方式，主要包括：姓名、Emai、辦公信息（公司名稱、公司電話、公司地址等）、私人信息（私人電話、家庭信息、家庭地址、個人主頁等）。點擊聯(lián)系人可以直接向其發(fā)送郵件。
4. 個人計劃：周計劃、月計劃、年計劃是按固定時間段來制定計劃，可以直接對其進行修改、注釋、文書流轉(zhuǎn)、報批或?qū)徍耍豁椖坑媱澥前凑枕椖窟M程制定計劃，再時間方面可以由自己對其進行修改，此功能可以直接與Office 之Microsoft Project軟件進行捆綁。
5. 個人任務：個人任務是記錄常規(guī)性的工作；負責的項目任務是項目負責人記錄項目管理進程（分析、計劃、實施、控制等）；負責的部門任務是部門負責人紀錄整個部門的工作任務、完成指標額度等。
6. 日記與便簽：類似“記事本功能”，方便、快捷的對突發(fā)事情的紀錄，但沒有提醒等功能，也不能進行文書流轉(zhuǎn)。
7. 個人資料上傳：個人所撰寫的文案或搜集的信息資料通過WEB的方式上傳到小組“信息板”中，供小組成員查閱；管理員可以從每個小組的“信息板”上的資料轉(zhuǎn)移到其他信息資料共享目錄下。
電子郵件：
通過WEB方式進入自己的郵件系統(tǒng)。
1. 收件箱：同“個人辦公的收件箱”。
2. 發(fā)件箱：可以在此對文案進行“文書流轉(zhuǎn)”，并設(shè)置管理方式，包括：等待批復、批復、傳閱等；設(shè)置發(fā)送方式，包括秘密（分為絕密、機密、秘密、普通四級）抄送、要求回執(zhí)、跟蹤、優(yōu)先級等。
3. 已發(fā)送郵件：自發(fā)件箱發(fā)送出去的郵件的備份，可以重新發(fā)送或者刪除。
4. 已刪除郵件：刪除的郵件存放處，可以徹底刪除（無法恢復）。
5. 草稿：撰寫郵件，但沒有發(fā)送的。
公共服務：
整個公司的公共事務處理，權(quán)限劃分比較簡單。
1. 交通管理：公司內(nèi)的交通管理，包括各種交通設(shè)備（如飛機、火車、汽車、出租、輪船、地鐵等）和各種形式（固定交通補貼、差旅交通補貼）。此欄目一般由公司行政部門負責。
2. 會議管理：公司內(nèi)的會議管理，包括各種內(nèi)部會議管理（小組會議、部門會議、項目會議、表彰會議、批報會議、決策性會議等）和外部會議管理（所在的直接上級會議、區(qū)級會議、市級會議、省級會議、行業(yè)會議、展覽會、促銷會等），包括：會議參加人員（評選標準）、會議時間、地點（行走路線）、會議聯(lián)系人和聯(lián)系方式、會議主題、會議記錄、會議總結(jié)等。此欄目一般由公司行政部門負責。
3. 日程安排：公司內(nèi)每固定時間段（天、周、月、年）的重大日程安排信息和日程主題、涉及人員等。此欄目一般由公司行政部門負責。
4. 活動安排：公司內(nèi)部組織的各類員工活動和對外參加的活動（如：聯(lián)誼會、運動會等）。此欄目一般由公司的工會負責。
5. 公務接待：公司對外的接待事務，包括：接待原因、接待時間、地點、我方人員、對方人員、停留時間、資料準備等。此欄目一般由公司的公關(guān)部或市場部負責。
6. 事務接洽：公司對外的項目談判事務，包括：接洽事務的主題、必備資料、我方人員、告知（公司信息中的商業(yè)機密不準泄漏、談判時的注意事項等）、餐飲預定等。此欄目一般由公司的公關(guān)部和項目負責人雙方面協(xié)調(diào)。
7. 出差管理：公司的出差制度管理，包括：出差備忘、審批條件、預借款、出差費用報銷、出差計劃和總結(jié)的撰寫、每固定時間段（月、季、年）的公司差旅費一覽表。此欄目一般由公司行政部負責。
8. 費用報銷：一系列公司有關(guān)員工的費用報銷管理，包括報銷制度（發(fā)布時間）、報銷標準、每固定報銷時間段（每天幾時至幾時）。此欄目一般由公司的財務部負責。
9. 人事管理：公司的人事管理，包括員工檔案、員工加入審批流程、招聘計劃、面試規(guī)劃、既定崗位等。此欄目一般由公司的人事部（人力資源部）負責。
10. 值班管理：公司關(guān)于工作的所有加班加點方面的管理，包括：加班費的制定和實施、加班人員的選取、加班時期的事務處理、加班時期的特殊管理方式等。
信息共享：
用戶（通過嚴格的權(quán)限劃分）可以對這些信息進行察看、修改、發(fā)表評論、刪除等行為。
1. Web資源庫：通過系統(tǒng)管理員而提交的以WEB方式直接能夠察看的信息資源。
2. 信息資源庫：通過系統(tǒng)管理員而提交的以WEB方式不能直接察看的（如不兼容的財務軟件、人事管理軟件、安全性差的軟件系統(tǒng)等）信息資源。
3. 電子公告板（討論組、BBS）：用戶在察看信息后，可以到BBS中發(fā)表自己的觀點，當然也可以直接到BBS中去發(fā)表。
4. 電子刊物（Mai ist，含信息簡報）：由公司有關(guān)領(lǐng)導（一般是文化部或工會組織）審批，對內(nèi)部員工發(fā)行的電子刊物；由公司有關(guān)領(lǐng)導審批，對外發(fā)行的電子刊物。
5. 單位通訊錄：按照不同的分類標準（一般是部門、小組、項目團隊三種方式）統(tǒng)計成員的通訊方式。
6. 航班（火車）時刻表：
7. 政策法規(guī)：國家重大政策和所屬行業(yè)的重大政策。
8. 大事記：公司的成長經(jīng)歷和重大事故處理等。